Ủy quyền - Delegation - đây là kỹ thuật mình sử dụng khá nhiều trong những năm gần đây. Không biết mình áp dụng trật quẻ thế nào, mà hay được mọi người xem là rãnh rỗi :). Dịch bài này để tìm hiểu thêm về delegation. (Hay là do mình kết hợp với kỹ thuật Quản lý thời gian chăng -Time Management, chắc sẽ kiếm một bài về chủ đề này).
Source: http://www.wikihow.com/Delegate
---------------------------------------------------------
Ủy quyền - là một trong số các kỹ năng quan trọng nhất. Cho dù bạn là chuyên gia về kỹ thuật, là người quản lý nhóm hay doanh nghiệp, người quản lý bán lẻ, là phụ huynh ở nhà chăm con cái… thì tất cả đều cần phát triển tốt kỹ năng về ủy quyền vì đây là một kỹ năng quan trọng để tạo ra sự hiệu quả cá nhân. Tuy nhiên, việc ủy quyền không đơn giản, bạn phải tạo dựng sự tin tưởng với người mà bạn sẽ giao phó trách nhiệm.
Có nhiều quy tắt và kỹ thuật giúp cho bạn thực hiện uỷ quyền. Ủy quyền hiệu quả sẽ tiết kiệm được kinh phí và thời gian, xây dựng được kỹ năng cho nhân viên và nhóm của mình, đào tạo những người kế tiếp và động viên mọi người. Ủy quyền không đúng cách là một điều tệ hại! Nó gây sự thất vọng, mất động lực và gây bối rối cho mọi người!
Phần 1 - Xác định tư tưởng
1. Đặt cái tôi của bạn qua một bên! Một trong những tư tưởng ngăn cản uỷ quyền là "nếu bạn muốn làm một công việc gì đó hoàn hảo, thì bạn nên tự làm". Bạn không phải là người duy nhất trên thế giới này có thể làm vịêc đó đúng đắn. Bạn có thể là người duy nhất mà có thể làm việc đó đúng vào thời điểm này, nhưng nếu bạn bỏ thời gian để huấn luyện ai đó, thì người đó cũng rất có thể làm việc đó một cách đúng đắn. Ai biết được - biết đâu người này còn làm nhanh hơn và tốt hơn bạn và đây là mà bạn không phải là chỉ cần chấp nhận nó mà còn phải mừng.
Suy nghĩ có logic và thực tế - khi có việc, bạn có thể làm công việc này không? Và bạn sẽ phải làm việc này cho đến chết để cân bằng việc này và các trách nhiệm khác? Nếu đúng như vậy, bạn nên chuẩn bị để uỷ quyền một số các công việc của bạn. Đừng cảm thấy mắc cở hay thiếu năng lực bởi vì bạn cần sự trợ giúp của người khác - bạn thật sự trở nên hiệu quả hơn bằng cách nhận sự trợ giúp khi cần.
2. Đừng chờ người khác tự nguyện. Nếu bạn ngại uỷ quyền công việc, bạn sẽ trở nên quá tải, và bạn sẽ tự hỏi tại sao chẳng ai tự nguyện trợ giúp mình. Hãy thành thật với bản thân - Hãy tìm sự trợ giúp bạn cần - đừng đợi sự trợ giúp tự động đến với bạn vì có thể nó chẳng bao giờ đến.
Đa số ngừơi ta không quan tâm sâu sát đến những gì đang diễn ra với người khác lắm, và bạn chẳng có thể làm gì được để thay đổi điều này. Hãy bỏ qua sự thất vọng khi người khác không tự nguyện chìa tay giúp bạn; hãy nhớ rằng cuối cùng thì đó là công việc của bạn và bạn phải nó ra những gì bạn cần giúp đỡ.
3. Đừng xem việc yêu cầu trợ giúp là điều xấu. Rất nhiều người thấy không thoải mái với việc nhờ người khác giúp. Bạn có thể cảm thấy tội lỗi giống như là bạn đang là gánh nặng của người khác, hay bạn cảm thấy xấu hổ bời vì bạn nghĩ (vì lý do nào đó) bạn cần phải làm mọi thứ bằng chính bản thân mình.
Bạn chỉ cảm thấy tự hào khi chính mình vượt qua được các vấn đề, và xem đó như là một minh chứng cho thấy bạn là một người cao thượng (một đặc điểm của tử vì đạo). Nếu bạn thấy việc cần sự giúp đỡ là một dạng của yếu kém, bạn cần phải bỏ ý nghĩ đó ngay. Thực tế là ngược lại: cố làm mọi việc bằng chính bản thân mình là dấu hiệu của sự yếu kém trong việc nhìn nhận thực tế về khả năng của bạn.
4. Học cách tin tưởng người khác. Nếu bạn sợ uỷ quyền bởi vì bạn không nghĩ ai có thể làm việc tốt như bạn có thể làm, hãy nhớ 2 điều: thứ nhất, hầu hết mọi người có thể làm tốt việc nào đó nếu có đủ thực hành, và thứ hai, bạn có thể không phải là tài ba như bạn nghĩ. Khi ủy quyền công việc, bạn không chỉ tăng thời gian rãnh cho mình - bạn còn tạo cơ hội cho người giúp bạn thực hành kỹ năng mới để giải quyết thể loại công việc mới. Hãy kiên nhẫn - với đủ thời gian, người giúp bạn sẽ có thể làm công việc được uỷ quyền tốt như bạn có thể làm. Trừ phi việc bạn uỷ quyền là rất quan trọng, không thì người giúp bạn có thể học cách làm càng ngày càng tốt hơn theo thời gian. Nếu việc bạn uỷ quyền là rất quan trọng, thì bạn nên nghĩ thật kỹ trước khi quyết định uỷ quyền.
Ngay cả khi bạn là người tốt nhất có thể làm việc mà bạn định ủy quyền, hãy nhớ rằng ủy quyền công việc sẽ cho phép bạn làm những việc khác trong quỹ thời gian mà bạn có. Tốt hơn hết là bạn ủy quyền những công việc có độ ưu tiên và tính phức tạp, nhưng cũng đừng cảm thấy không tốt khi ủy quyền những công việc đơn giản, có tính lặp lại khi bạn có những việc khác quan trọng hơn cần làm.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét