Một số lời khuyên về cách cung cấp phản hồi không tốt (negative feedback)

Bài này dịch theo yêu cầu của một KMSers :D cũng rất đáng để biết!

Nguồn: http://blogs.hbr.org/2014/06/everything-you-need-to-know-about-negative-feedback/

---------------------

Có rất nhiều lời khuyên trái ngược nhau về việc đưa ra phản hồi mang tính khắc phục/điều chỉnh. Nếu bạn thật sự muốn phê bình về việc làm của ai đó, bạn nên làm thế nào? Tôi đã đào sâu vào những tư liệu, những nghiên cứu và những lời khuyên từ những người có kinh nghiệm về những gì nên làm và những gì nên tránh.

Đừng bao giờ cho người ta ăn "bánh ngọt". Không kết thúc lời phê bình bằng những lời khen ngợi. Nghe có vẻ không thành thật và có nguy cơ làm loãng thông điệp chính của bạn. Thay vào đó, hãy tách biệt lời phê bình và lời khen ngợi.

Lên lịch để nói chuyện thường xuyên với họ, để việc đưa feedback - cả xấu và tốt - trở thành một phần bình thường trong công việc hàng tuần.

Không gộp các feedback có tính chất quan trọng với việc thương lượng lương hay thăng tiến trong các kỳ đánh giá. Việc gộp này sẽ tạo ra một tổ hợp cảm xúc xấu dẫn tới việc khó quản lý ngay cả một nhân viên rất hiền. Hãy tách thành các cuộc nói chuyện riêng biệt.

Câu nói "khen nơi công chúng, chỉ trích nơi riêng tư" là câu thần chú củ về quản lý. Tuy nhiên, đôi khi bạn phải phê bình trước nhiều người. Làm cho người ta chịu trách nhiệm như vậy có thể là thông qua cách thảo luận về hiệu xuất làm việc với nhóm, cho dù việc này làm mọi người cảm thấy không thoải mái.

Xin phép. Nghe có vẻ kỳ lạ - đặc biệt khi bạn là sếp - nhưng bạn có thể gợi ý cho người ta rằng sắp có một bài phê bình (làm cho họ chuẩn bị tiếp nhận tốt hơn) nếu bjan bắt đầu cuộc nói chuyện bằng câu "tôi có thể cho bạn một số góp ý được không?"

Tránh nhảy thẳng vào luôn kết luận hay thể hiện giống một kẻ bắt nạt dựa trên các kết quả công việc. Ví dụ, nếu các nhân viên rời văn phòng sớm và đi làm trể, họ có thể có việc gia đình khẩn cấp hay có vấn đề về sức khỏe. Bạn chỉ cần đơn giản là cho thấy các hành vi mà bạn quan sát được và để nhân viên tự giải thích về vấn đề của họ.

Cố gắng điều hướng phê bình của bạn về kết quả công việc mà bạn mong muốn đạt được, hơn là tìm hiểu lỗi lầm của nhân viên. Hướng đến sự ảnh hưởng đến kết quả công việc mà nhân viên đó có thể đạt được khi làm khác đi.

Cụ thể hóa về cách hành xử mới mà bạn muốn thấy

Nếu bạn định nói một thông tin mà có thể rất-khó-nghe, nên xem xét cho người nghe nghĩ cả buổi chiều. Thể hiện sự thông cảm không phải bằng những lời khen ngợi không đúng, mà là bằng cách đưa ra thông tin xấu trực tiếp và sau đó cho anh ta thời gian để "thở".

Nhớ rằng mọi người muốn nhận feedback một cách chân thật và đúng đắn - đúng vậy, ngay cả những người đã có nhiều năm kinh nhiệm hay những chuyên gia. Công ty tư vấn Zenger Folkman đã cho biết là trong khi những người sếp ngại đưa ra những phê bình, nhưng nhân viên lại muốn nghe - và họ thường thấy nó giá trị hơn là những lời khen ngợi.

Các nhà nghiên cứu đã tìm hiểu từ những nhóm làm việc rất hiệu quẩ và từ những gia đình hạnh phúc, chỉ ra rằng tỉ lệ khen và chê là 5 -1. Nghĩa là phải có 5 lần khen cho mỗi lần chỉ trích. Thế nên khen nhóm của bạn thoải mái, nhưng không làm cùng với lúc phê bình họ.

Sau cùng, nếu bạn được nghe "bạn quá thông minh" hoài, thì một lời khiển trách sẽ làm bạn tự hỏi "bây giờ tôi đang ngốc à?" Cho nên bạn nên tập trung khen ngợi về các hành vi - ví dụ: "các bạn thật sự đã làm rất kỹ thông tin này" hay "tôi rất ấn tượng về sự làm việc chăm chỉ của bạn để hoàn tất công việc này đúng thời hạn và kinh phí thấp hơn dự toán" - cũng có nghĩa là khi bạn đưa các feedback mang tính phê bình/điều chỉnh thì người ta sẽ tiếp nhận cùng cách như khen ngợi ở trên hơn là coi như một sự tấn công.

Định nghĩa Kỹ năng Cảm xúc - Emotional Intelligence

Sau khi đọc một số bài thì với kiến thức thu thập được của mình hiện giờ thì tạm dịch Emotional Intelligence là Kỹ Năng (về) Cảm Xúc.

Bài này sẽ giúp chúng ta hiểu EI là gì


Nguồn: http://psychology.about.com/od/personalitydevelopment/a/emotionalintell.htm

-----------------

Khả năng biểu đạt và điều khiển các cảm xúc của chúng ta là khá quan trọng, và cũng quan trọng không kém đối với khả năng để hiểu, diễn đạt, và phản hồi với cảm xúc của người khác. Hãy tưởng tượng một thế giới mà bạn không thể hiểu khi nào một người bạn buồn phiền hay một đồng nghiệp giận dữ. Các nhà tâm lý học xem khả năng này như là khả năng (về) cảm xúc (emotional intelligence - EI), và một số chuyên gia thậm chí còn cho rằng nó còn quan trọng hơn cả chỉ số thông minh (IQ).

Kỹ năng cảm xúc là gì?
EI nói đến khả năng nhận thức, điều khiển và đánh giá các cảm xúc. Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng kỹ năng cảm xúc có thể được học và cũng cố qua thời gian, nhưng một số khác lại cho rằng khả năng này là một đặc tính bẩm sinh.

Từ năm 1990, Peter Salovey và John D. Mayer là những người nghiên cứu tiên phong về EI. Trong một bài viết khá nổi tiếng về EI, họ định nghĩa EI như là một tập con của kỹ năng xã hội (social intelligence) mà có liên quan đến khả năng giám sát những cảm xúc của mình và của những người khác để phân biệt giữa các cá nhân và sử dụng thông tin này để điều hướng suy nghĩ và hành động của từng người.

Bốn khía cạnh của EI
Salovey và Mayer  đề xuất một mô hình xác định 4 yếu tố khác nhau của EI: nhận thức cảm xúc, khã năng biểu đạt cảm xúc, hiểu cảm xúc và khả năng quản lý cảm xúc.

1. Nhận thức cảm xúc: bước đầu tiên trong việc hiểu các cảm xúc là nhận thức đúng đắn về chúng. Trong nhiều trường hợp, nhận thức cảm xúc có thể liên quan đến việc hiểu các tín hiệu phi ngôn ngữ như biểu hiện của cơ thể hay nét mặt.
2. Biểu đạt cảm xúc: Bước tiếp theo liên quan đến việc sử dụng cảm xúc để thúc đẩy tư duy và các hoạt động nhận thức. Các cảm xúc giúp nâng độ ưu tiên về những gì chúng ta gây chú ý và phản ứng với chúng. Chúng ta thường đáp lại một cách có cảm xúc với những thứ mà thu hút sự tập trung của chúng ta.
3. Hiểu cảm xúc: Những cảm xúc mà chúng ta nhận thức được có thể mang rất nhiều ý nghĩa khác nhau. Nếu ai đó đang thể hiện những cảm xúc giận dữ, những người quan sát phải tự diễn dịch nguyên nhân của sự giận dữ của anh ta và nó có thể có ý nghĩa gì. Ví dụ, nếu sếp của bạn có hành động giận dữ, điều đó có thể là anh ta không hài lòng về công việc của bạn; hoặc có thể anh ấy bị phạt quá tốc độ trên đường đi làm, hoặc có thể vừa cải nhau với vợ.
4. Quản lý cảm xúc: khả năng để quản lý các cảm xúc một cách hiệu quả là một phần quan trọng trong kỹ năng cảm xúc. Điều tiết cảm xúc, phản ứng một cách thích hợp với cảm xúc của người khác là các khía cạnh quan trọng trong quản lý cảm xúc.

Theo Salovey và Mayer, bốn nhánh trong mô hình của họ được sắp từ các quy trình tâm lý cơ bản đến các quy trình tích hợp tâm lý cao hơn. Từ nhận thức và diễn đạt cảm xúc cho đến ý thức và điều tiết phản ứng của cảm xúc.

Dấu hiệu nhận biết sếp tệ / sếp tốt

Dịch bài này thấy mình là sếp hơi xấu nhưng cũng còn khá tốt :) có cái khái niệm EI - Emotional Intelligence là mới với mình, chắc phải nghiên cứu thử :D 

Nguồn: https://www.linkedin.com/today/post/article/20130821063221-64875646-top-10-tell-tale-signs-of-a-bad-boss?trk=tod-posts-postall-ptlt

--------------------

Không thể chối cãi, chúng ta ít nhiều gì cũng đã từng thấy hay làm việc với mấy người quản lý tệ. Có một số người thì hay bắt nạt, một số chỉ quan tâm đến chính họ và sự nghiệp của họ, một số hèn nhát núp sau lưng người khác hoặc một số khiến bạn nổi điên vì cố gắng bảo bạn cách làm công việc của bạn trong từng chi tiết. Bạn có thể thấy mắc cười khi quan sát mấy ông sếp tệ nhưng bạn chẳng thể cười được nếu bạn là người làm việc với mấy người này. Sếp tệ gây ra rất nhiều stress không cần thiết trong công việc và là một nhân tố chính dẫn tới giảm hiệu quả và năng xuất làm việc.

Vấn đề là chúng ta thường chẳng biết hết tại sao chúng ta bị stress từ những ông sếp, họ chỉ làm cho chúng ta cảm thấy không thoải mái hoặc trong trường hợp tệ hơn là hoàn toàn bị stress. Tôi (tác giả của bài viết Tiếng Anh) đã làm việc cho nhiều công ty, nhiều ngành và lĩnh vực, và tôi có thể nói một người là sếp tốt hay không chỉ sau vài giây gặp gỡ người này và team của anh/cô ta. Bạn có thể kết luận dựa trên những gì họ nói, cách họ nói và cách cư xử của họ và team họ. Và đây là 10 dấu hiệu hàng đầu cho thấy một ông sếp tệ:

Khoe khoan cái tôi – người sếp mà luôn kiêu ngạo, thể hiện bản thân bất cứ khi nào có cơ hội và luôn luôn như vậy để đẩy mạnh cái tôi của mình.

Hèn nhát – người sếp mà không dám đảm nhận trách nhiệm và thường  ẩn tránh sau lưng người khác.

Quản lý chi li – người sếp mà tin là mình biết cách những người khác nên làm công việc của họ như thế nào, người mà không tin tưởng người khác vào công việc của họ mà thay vào đó là quản lý quá sâu vào chi tiết về mọi thứ họ làm.

Thiếu năng lực – người sếp mà được thăng chức  vượt khả năng thực mà họ có, không biết cách làm việc và mất sự kính trọng từ cấp dưới hay đồng nghiệp.

Vượt mức thân thiết – người sếp mà muốn trở thành bạn tốt nhất  hay gần nhất của bạn một cách không phù hợp.

Người giao tiếp kém – người sếp mà không thể giao tiếp/trao đổi một cách hiệu quả về bất cứ thứ gì, có thể là chiến lược của công ty hay đánh giá hiệu quả làm việc của các cá nhân.

Đạo văn – người sếp mà nhận kết quả làm việc và ý tưởng của người khác và nói là của mình, và đặc biệt nghiêm trọng khi báo cáo với cấp trên của sếp.

Tiêu cực – người sếp mà chẳng thấy nói điều gì tích cực và thay vào đó là làm cho mọi thứ trở nên bế tắt và u ám.

Tự kỷ - người sếp mà không quan tâm đến những người làm việc cho anh ta và cũng không màn giúp đỡ, hướng dẫn và phát triển bất cứ ai ngoài chính anh ta.

Chỉ trích – người sếp mà rất nhanh để chỉ trích các lỗi lầm của người khác và không thể đưa ra những góp ý mang tính xây dựng.

Đối với tôi, mỗi dấu hiệu trên đều cho thấy rõ dấu hiệu của một người sếp tệ và khi bạn có một người sếp với một hoặc có thể hai dấu hiệu ở trên thì bạn vẫn có thể xoay sở để làm việc với người này (không phải lý tưởng nhưng vẫn có thể làm được). Bạn thật sự gặp vấn đề nếu có người sếp với nhiều dấu hiệu trên cùng lúc, trong trường hợp này tôi chỉ biết chúc bạn may mắn!

--------------------------------

Và đây là một comment cũng được rất nhiều đồng tình về 10 dấu hiệu của một sếp tốt:

• 1-  Tin tưởng vào nhân viên của mình
• 2  - Nhận trách nhiệm đưa ra quyết định khi công việc không như kế hoạch (có vấn đề)
• 3-    Đưa ra định hướng rõ ràng và đường hướng để đạt được mục tiêu (không quản lý sâu vào chi tiết)
• 4-    Ứng dụng EI – emotional intelligence (cái này mình chưa hiểu lắm, chắc phải nghiên cứu thử)
• 5-    Nhân viên của mình là trước hết
• 6-    Quan tâm đến nhân viên
• 7-    Có thẩm quyền trong công việc của mình
• 8-    Promote nhân viên của mình trước tiên (không phải chính mình)
• 9-    Truyền cảm hứng cho chúng ta để trở thành người giỏi nhất mà chúng ta có thể
• 10-  Trung thực và đáng tin cậy