Thực tế thì chẳng ai đọc được ý nghĩ của người khác, nên hành động và lời nói thường là cái họ ghi nhận được đầu tiên. Đặc biệt nghiêm trọng với những người mà bạn gặp lần đầu hay chỉ vài lần.
Source: http://www.wikihow.com/Delegate
--------------------------------
Ủy quyền - Phần 1 - Xác định tư tưởng
Phần 2 - Uỷ quyền một cách hiệu quả
1. Vượt qua chính mình. Bước đầu tiên là khó nhất, nhưng là quan trọng nhất. Bạn phải mạnh dạng kêu gọi sự giúp đỡ từ ai đó (hay nếu bạn là sếp, thì bảo ai đó giúp bạn). Đừng cảm thấy tệ về điều này, miễn là bạn lịch sự, lịch thiệp và niềm nở. Bạn không được thô lỗ khi kêu gọi hay bảo người khác giúp đỡ. Cố gắng lịch thiệp và niềm nở cùng với việc cho thấy tính quan trọng cần thiết về yêu cầu của bạn.
Nếu bạn không chắc cách bạn nên yêu cầu người khác làm một việc gì đó cho bạn, thì hãy cố gắng yêu cầu đơn giãn và ngọt ngào, ví dụ "Tôi có thể nói chuyện với bạn chút xíu được không? Không biết là anh có thể giúp tôi việc này. Tôi không thể làm vì tôi ở ngoài văn phòng hôm nay. Bạn có thể giúp tôi không?" Đừng gây áp lực lên người giúp bạn, nhưng nhớ bảo đảm là việc giúp đở của người này là cần thiết.
Hãy sẵn sàng giúp đỡ người khác và yêu cầu trợ giúp khi cần.
2. Đừng xem việc từ chối là chuyện cá nhân. Đôi khi, người khác không thể giúp bạn - thật buồn, nhưng đó là thực tế. Điều này có thể có nhiều lý do - và lý do phổ biến là người bạn nhờ giúp đang bận việc của chính anh/cô ấy. Đừng xem đây là chuyện cá nhân - là vì người ta không thể làm gì được cho bạn vào một thời điểm nào đó không có nghĩ là người người ta ghét bạn. Thường là vì người ta bận rộn hay là đang lười.
Nếu bạn bị từ chối, xem xét các chon lựa - bạn có thể lịch thiệp nhưng kiên định là bạn rất thực sự cần người này trợ giúp (cách này thường hiệu quả khi bạn là sếp hay là người có quyền hạn), hay bạn có thể hỏi người khác, hoặc tự làm. Nếu bạn thực sự cần trợ giúp, đừng ngại ngùng thử chọn lựa 1 và/hay 2.
3. Ủy quyền công việc, không phải từng bước chi tiết để làm. Đây là điểm chính để không trở thành ác mộng là một người quản lý quá chi tiết (micro-manager). Đưa ra rõ ràng những kết quả bạn muốn, và hướng dẫn cách làm nó, nhưng bảo họ có thể làm bằng bất kỳ cách nào họ muốn, miễn là hoàn thành tốt và đúng hẹn. Cho họ thời gian không chỉ để học, mà cả thời gian để thử nghiệm và sáng tạo. Đừng huấn luyện họ như một robot, đào tạo họ như một con người mà có thể thích ứng và cải thiện.
Điều này cũng khá hay vì nó tăng thời gian và hoạt động nảo bộ của bạn. Bạn cần sử dụng thời gian mà bạn đã rãnh (do ủy quyền) để làm việc khác quan trọng hơn, không liên tục lo lắng về cách mà người giúp bạn thực hiện công việc. Nên nhớ là, uỷ quyền để bạn giảm bớt stress, chứ không phải để tăng stress.
4. Phải chuẩn bị để huấn luyện người giúp bạn. Bạn nên luôn có một khoản thời gian dể huấn luyện người giúp bạn biết làm thế nào để làm công việc mà bạn uỷ quyền, cho dù việc đó là một việc khá đơn giản. Nên nhớ là những quy trình có thể đơn giản với bạn nhưng có thể không đơn giản với người khác những người mà chưa từng đụng đến chúng. Hãy sẵn sàng không chỉ hướng dẫn mà còn trả lời những câu hỏi mà người giúp bạn có thể sẽ hỏi.
Nên xem việc bỏ thời gian để huấn luyện người trợ giúp như là một đầu tư lâu dài. Bằng cách bỏ ra ít thời gian để chỉ cho người trợ giúp cách làm việc một cách đúng đắn, là bạn tiết kiệm được thời gian trong tương lai mà có thể sử dụng để khắc phục các lỗi của người trợ giúp.
5. Cung cấp các công cụ và nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc. Bạn có thể có sẵn mọi thứ cần thiết để hoàn thành công việc nhưng người mà nhận công việc từ bạn có thể họ không thể đụng đến được những thứ đó. Ví dụ như tài khoản/thông tin để truy cập dữa liệu đã được bảo vệ, các thiết bị đặc biệt, các công cụ… cho nên cần đảm bảo là người trợ giúp cần có những thứ cần thiết để hoàn thành công việc được giao tốt nhất.
6. Cần hiểu rằng người giúp đỡ bạn chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm. Khi người ta đang trợ giúp bạn, tức là người ta không làm việc mà thuộc vào trách nhiệm thông thường của người ta. Đừng quên là người khác cũng như bạn, họ cũng có thể có một lịch làm việc khá bận rộn. Tự đặt câu hỏi - công việc nào họ sẽ tạm ngưng hay ủy quyền cho người khác để hoàn tất công việc mà bạn uỷ quyền? Nên bảo đảm là bạn biết câu trả lời của câu hỏi này khi bạn muốn uỷ quyền một công việc cho người khác.
7. Hãy kiên nhẫn. Người trợ giúp bạn có thể sẽ mắc sai lầm trong khi học cách làm một công việc mới. Đó là một phần của việc học hỏi. Nên có kế hoạch cho việc này! Đừng uỷ quyền một công việc và giả định rằng người ta sẽ làm việc này một cách hoàn hảo, chỉ giả định như vậy khi họ đã có một quá trình hoàn thành tốt các công việc như vậy. Nếu một dự án không cho kết quả như bạn muốn bởi vì người trợ giúp bạn không thể hoàn thành công tốt việc mới mà anh ta được ủy quyền, đó là lỗi của bạn, không phải lỗi của người trợ giúp. Hãy là một nguồn tài nguyên cho người trợ giúp và uỷ quyền những việc là cơ hội học hỏi cho anh ta, hơn là uỷ quyền những việc mà họ khiếp sợ.
8. Cần chuẩn bị cho các tình huống khó khăn. Cần có kế hoạch dự phòng và sẵn sàng nếu mọi thứ diễn ra không như mong đợi. Cần biết chuyện gì sẽ xảy ra nếu kết quả kém hay trể hạn. Những trở ngại và thách thức luôn xuất hiện ngay cả tại công ty hay tại nhà, các công nghệ cao thỉnh thoảng vẫn có lỗi mà. Hãy làm cho người trợ giúp tin tưởng rằng nếu có chuyện gì diễn ra, bạn sẽ tìm hiểu và hỗ trợ anh ta để hoàn tất công việc đúng hẹn. Đừng để họ bơ vơ khi gặp trở ngại.
Nếu để người trợ giúp cảm thấy họ sợ bị đỗ lỗi, thì họ sẽ dành nhiều thời gian để phòng tránh hơn là thời gian để hoàn thành công việc.
9. Ghi nhận thành quả khi nguời trợ giúp hoàn thành tốt. Ủy quyền các công việc cho người khác là việc rất cần thiết đặc biệt là khi ngày càng vị trí của bạn ngày càng cao. Tuy nhiên, sẽ rất phản tác dụng nếu bạn uỷ quyền một công việc, người ta làm việc cật lực trên công việc đó, và sau đó bạn ghi nhận thành quả cho chính mình. Công nhận và khen ngợi nổ lực của những người khác đã giúp bạn.
Nên chắc rằng là khi nào bạn được khen ngợi về một công việc mà bạn có cần sự trợ giúp của người khác, hãy nhắc đến tên của người đã trợ giúp bạn.
10. Nói lời cảm ơn. Khi ai đó làm gì đó cho bạn, nói lời cảm ơn là một điều khá quan trọng, thừa nhận sự quan trọng của việc giúp đỡ mình, và cho họ thấy sự đánh giá cao của bạn về họ. Nếu không, bạn sẽ được hiểu như là kẻ vô ơn, mặc dù có thể không phải. Nên nhớ là người ta không thể đọc được ý nghĩ của bạn. Người khác sẽ sẵn sàng giúp đỡ thêm những lần sau nếu họ cảm thấy được sự thừa nhận và đánh giá cao sự trợ giúp của họ.
Một sự thừa nhận chân thành đơn giản có thể là "Tôi không thể hoàn thành công việc nếu không có anh". Nếu bạn nhận được sự trợ giúp liên tục, bạn có thể mời anh bạn đi ăn, uống nước, bưu thiếp cảm ơn, hoặc một món quà nhỏ.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét